4.1 ワークフローとは
ワークフロー管理連合（ＷｆＭＣ）の定義では、「ビジネス・プロセス全体あるいはその一部の自動化であり、これによってドキュメント・情報・タスクが、手続き規則に従って、担当者から担当者に引き継がれる」機能であるとしている。ビジネス・プロセスとは、言い換えれば「業務プロセス」であり、ドキュメント・イメージとしての文書の流れと保管を管理するドキュメント・マネジメント・システムの重要な機能のひとつといえる。
ワークフローは、いわゆるグループウェアにも簡単なワークフロー管理が搭載されており、出張申請や稟議申請など組織内の電子的な申請ルート設定などが上げられる。だたし、グループウェアでは、例えば文書の流れを電子メッセージ（社内メール･電子メール）の流れに代え、必要なルートに従ったメッセージの配信、メッセージの配信過程の管理などの簡単なワークフロー機能が提供されているが、業務プロセス自体を管理するためには、業務系で必要とされる大量の業務プロセスをワークフロー管理することが可能なエンタープライズ・レベルの製品が主流となる。
4.2 ワークフロー・システムの活用
現在、ワークフローが最も利用される業務処理は、組織の基幹業務に直結した業務、例えば生損保における保険申込と審査、支払い査定業務、クレジットカードの申込審査や金融機関における融資審査などの基幹業務系で、定型的なビジネス・プロセスを行なうためプロダクティブ型と呼ばれている。
また、多くのドキュメント・マネジメント・ソフトウェアでは事務処理系（出張清算、交通費清算、購入申請など）で社内承認ルートが設定されているような業務処理をネットワーク上で行えるワークフロー（アドミニストレーティブ型）や資料回覧などの非定型的な業務系のワークフロー・ルートを設定できるアドホック型の処理機能を提供している。今後は、システム設計、プログラム開発、マニュアル製作や各種デザインなど複数の作業者が協力してひとつの業務を実行できる環境を提供するコラボレーティブ型のワークフローに分類できる。
- 処理時間の短縮
紙によるオフィスワークでは処理時間の大半が担当者同士の紙の受け渡しに費やされるといわれている。極端な場合、伝票決裁では起票者、決裁権者と事務部門の全てが異なる建物にいることもあり、伝票の送付だけで数日を要すことになるが、ワークフロー・マネジメントでは伝票をデジタルイメージで受け渡すため、次の作業者に瞬時に送付することや、並行処理、適切なタイミングでの作業の催促が可能となるため、業務処理時間を大幅に短縮できる。特に、ワークフローの各ポイントで業務処理の滞留状況、作業者の処理状況が把握できるため入力ミスや判断ミスによる対応時間や、同様の書類を複数の担当者が繰り返し入力するなどの業務処理上の無駄を防止でき、全体的な処理時間の短縮が可能となる。 - 業務管理の効率化
ワークフロー・マネジメントにより、担当者が注意しなくても業務プロセスに沿った手順で業務処理が行えるため、業務プロセスの間違い生じることがなく、かつ管理工数を削減することができる。また、同じ役割の担当者が複数いる場合、それらの担当者間での作業負荷の平準化や進捗状況の把握が行なえるため、全体の業務量、個々の担当者の業務量や処理能力が把握・記録でき、業務管理の効率化を実現できる。文書情報マネジメント・システムにおける文書情報の受け渡しはネットワーク上で確実に行なわれ、着信した情報はワークリスト（キュー）に一覧表示されるため、手渡しによる資料の紛失や置忘れなどの事態を避けることができることも業務管理の効率化につながる。 - BPR（Business Process Re-engineering）に結び付く
ワークフロー・マネジメントは業務プロセスを明確にシステム化できるプロセス定義ツールであり、また、業務量や処理時間の正確な記録による業務の定量分析が可能なため、業務プロセスの見直し、革新的なプロセスの定義など、BPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）の推進上重要な機能といえる。
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