3.8 Ｅメール管理システム
Eメールは既にビジネス文書として認知されており、商取引などの企業活動に欠かせないツールとなっている。米国におけるSOX法（米国企業再生法）では、オフバランス取引（簿外取引）などで契約書を明確にする目的や購入依頼書を作成する目的で交換されたEメールは、取引レポートとして保存することが求められており、会計監査に関するドキュメントとして最低７年間の保存が求められている。
Eメール管理システムは、これらの要求に応えるため、Eメールに特化した文書情報マネジメントとして開発され、一般にEメール・アーカイブ・システム（E-Mail Archive System）と呼ばれている。Eメール管理システムは、メールサーバに蓄積される全てのEメールを保存することで、内部統制等のコンプライアンスに対応しているため、スパムメール対策等はメールサーバに格納される前にメールフィルタリングソフトウェア等により駆除しておく必要がある。
3.8.1 Eメール・アーカイブ・システムの一般的な機能
- ジャーナル・アーカイブ
内部統制などコンプライアンスに対応し、組織で交換された全てのEメール本体（Eメール･アーカイブ・システムではジャーナルという）を保存し、監査時に添付ファイルを含む全文検索が行なえるよう、テキストを抽出してインデックスを作成する - メール・ボックス・アーカイブ
個々のメールボックスを対象とした保存とEメールのライフサイクル管理をポリシーに基づいて行なう。これをメールボックス・アーカイブといい、例えば退社した担当者の交換したメールを参照し、ビジネス案件の継続性を保つ等の目的で利用される。メールボックス・アーカイブは文書情報マネジメントに近く、個人別メールのライフサイクル管理が一元的に行なえる。 - メールサーバー容量の開放
メールサーバの容量を開放する。日々増大するメールサーバからアーカイブサーバに移行し、メールサーバ自体のファイル容量を最適に保つ。クライアントからはメールサーバ上の個人のメールボックスとアーカイブされたメールボックスの内容を区別する必要がない。 - シングル・インスタンス
ジャーナル・アーカイブ（添付ファイルを含むEメール本体のアーカイブ）を行なう場合に、複数の同一メールが存在したときは一通のみアーカイブする機能をシングル・インスタンスという。これにより重複するメールの保管を行なわないため、ファイル容量を削減することが可能となる。
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