2.4 リテンション（保存期間）

　日常よく使用していた文書情報も時間の経過とともに活用頻度が低下し、一般的な文書では、作成して１年後にはその利用頻度は数%程度に落ちると言われている。文書情報は日々増加しており、活用度の低下した文書情報をそのまま保管しておけば、物理的な保管スペース（書庫）の圧迫や電子的記録エリアの追加投資などの問題が発生する。このため、廃棄時期（保存期間満了時）に到達していない文書情報は、ファイルを集中的に保存し、文書情報に定められた保存期間を管理する必要がある。

　リテンションとは保有・保存・抑留を意味する用語であるが、文書情報管理では文書データなどのデータの保存期間の事を指す。一般的に、企業や行政の文書または文書データの保存期間は法律や各企業の文書管理規定で決めらており、例えば、1年、5年、10年、30年、永久保存など、この規定に沿ったスケジュール管理がなされる。このスケジュール管理は、改定履歴等を含む版管理や保存期間、不要情報をためない仕組みとしての廃棄の管理で、これらはリテンション管理とも呼ばれ、IT統制やコンプライアンスの観点で重要視されている。これを「リテンション・スケジュール」といい、文書の保存期間を定めて、活用期間(保管)と保存期間、廃棄を計画的に行なう。　活用頻度の低い文書情報の保存や廃棄が円滑に実施されるよう文書情報のライフサイクルを定めたリテンション・スケジュールにより、文書情報マネジメント・システムにより文書情報のライフサイクルをコントロールすることが必要となる。

前へ一覧へ次へ