1. 文書情報マネジメントの概要

　文書情報（コンテンツ）には、請求書や明細書など紙に印刷されフォルダにファイルされたもの、スキャンされた紙やファックス、ビジネス上重要なEメール、教育用の音声・ビデオ、アニメーションやイメージを含んだ企業Webページ・など様々な形式があり、いずれも企業にとって重要な情報資産である。これらの文書情報（コンテンツ）にはビジネス上の課題が多く含まれている。増加する紙は迅速な情報の検索を阻害し、手作業による非効率的な業務処理は並列処理もできず、生産性の低下をもたらすことになる。訴訟を回避する法的要件を満たすEメールを正しく管理していないために誤って削除してしまうなどの弊害も想定される。また、企業ライブラリに保管されていないコンテンツは共用できないため、迅速にアクセスできず、対応が遅れるなど、重要な情報資産が有効に活用されていないケースが多く見られる。一般に労働時間の3割は、情報を探すことに費やされていると言われている。

　組織で必要な全ての情報資産（コンテンツ）をデジタル化し、簡単に利用・検索できるようにするために、ライブラリ（レポジトリともいい、文書情報マネジメントでは情報の貯蔵庫の意味で使われる）に統合的に保管し、全ての形式のコンテンツを最も効率的な手段で一元的に作成、処理、保管、保存、廃棄を管理して必要な時に必要な文書情報を取り出して活用できるようにするシステムを文書情報マネジメント・システムという。

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