1.2 文書情報のライフサイクル・マネジメント
文書情報には、作成（入手）、処理、保管、保存、廃棄のフェーズからなるライフサイクルがある。文書情報のライフサイクル・マネジメントとは、取り扱う組織、文書情報の目的や性質により文書管理規定や構成管理規定等に従って適切に管理することをいう。
ライフサイクル・マネジメントを実施するためには、個々の文書情報に対し、プロパティ（属性）情報を持たせる必要がある。例えば、文書情報のタイトル、分類、キーワード、管理番号、管理者、作成日、保存期限、原本の所在等の文書情報の属性情報をプロパティ情報（メタデータ）という。一般的に、プロパティ情報は、作成フェーズで個々の文書情報を管理するためのユニークな情報を付与した後、その後の処理、保管、保存、廃棄の各フェーズで適時情報が追加されていくことになる。
- 作成(入手)： 文書情報の作成、入手するフェーズで、構成管理規定等による分類、作成(入手)日、作成者、キーワードなどのプロパティ情報が付与される。
- 処理： 文書情報の目的に応じた処理工程（承認決裁、公開、配布など）の流通過程を言う。 このフェーズで、文書のアクセス・コントロールに関する情報、改版履歴、処理履歴などのプロパティ情報が追加される。
- 保管： 文書情報を必要に応じて即座に参照できる状態を保持するフェーズである。処理フェーズ後、数ヶ月から1年間ぐらいの参照頻度が比較的多い期間が該当する。このフェーズでは、保管期間、保管場所、参照履歴などのプロパティ情報が追加される。
- 保存： 保管期間を終えた文書情報を文書管理規定等による長期保存をするフェーズをいう。 このフェーズでは、保存期間、保存場所、参照履歴などのプロパティ情報が追加される。
- 廃棄： 文書管理規定等で定められた保存期間、ルールに基づいて文書情報を廃棄することをいう。 文書情報には、電子データや電子化データに付与されたプロパティ情報などと原本となる文書情報（紙文書）が含まれるので、媒体によって廃棄方法が異なる。
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