1.1.1 文書情報の定義
広義な文書情報とは、「人の意思を、文字その他の記号や信号でアナログ記録メディア（紙、フィルム、写真､ビデオ､録音テープ等）やデジタル記録メディア（磁気テープ、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、半導体メモリー等）に記録したもの」をいう。JIIMAの定義では、「組織の構成員が職務上作成し、または取得した文書、図書及び電磁的記録（電子的方式、電磁的方式その他、人の知覚によっては認識することのできない方式で作られる記録）をいう。」と定義しており、情報公開法における「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録」の定義とあわせて、従来の文書・書類、図面はもとよりＰＣ等で作成した電子文書、表計算、イメージ情報、映像、音声やＥメールなど、電子的に作成または取得した全ての情報（コンテンツ）が対象となる。
1.1.2 電子文書と電子化文書
文書情報には、最初からＰＣ等の装置で紙を介することなく作成される文書（電子文書）と紙の文書からスキャナ等で該当イメージを採取し、デジタル情報として管理するために作成されたイメージ情報（電子化文書）がある。
- 電子文書は、狭義の意味ではワープロ、ＰＣ上のソフトウェア等で作成されたコードデータで構成されたものを指し、広義の意味では電子化文書を含む。
- 電子化文書は、紙文書及びマイクロフィルム文書をコンピュータで取り扱えるようにしたもので、いわゆる「イメージ情報」を指す。